【中國教育網(wǎng)絡微信公眾平臺】北理工：數(shù)字迎新的前世今生
發(fā)布日期：2017-02-08 供稿：中國教育網(wǎng)絡微信公眾平臺 編輯：楊晶 審核：王征 閱讀次數(shù)：
原文標題：北理工：數(shù)字迎新的前世今生
2008年到2016年，從北京理工大學“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的改進中，我們可以看見全國大部分高校在此方面的縮影。
2008年，北京理工大學開始了數(shù)字校園工程的建設，整個項目中除了一堆存儲服務器之類的硬件以外，還有幾個軟件系統(tǒng)，“數(shù)字迎新”就是其中一個。
大概是在2009年，數(shù)字迎新系統(tǒng)“上線”了。那時的“數(shù)字迎新”就是在迎新現(xiàn)場擺個桌子，放臺電腦，要求學生報到的時候一定要到這個桌子簽到，系統(tǒng)就會記錄下學生已經(jīng)來了。但因為沒什么實際用處，很多學生不會來，所以系統(tǒng)里面的數(shù)字是多少，也根本不會有人關心。
后面的幾年，按照這樣的思路，我們重做了兩遍系統(tǒng)，簽到的桌子從一張變成了很多張，也要求學院一定要在系統(tǒng)中確認學生是否已經(jīng)報到。但由于迎新現(xiàn)場的“工作人員”多是大二的學生，再加上每一年迎新現(xiàn)場的網(wǎng)絡都會有這樣或者那樣的問題，數(shù)字迎新系統(tǒng)里的數(shù)字，從來就沒有準確過。學校各單位的管理人員也并不依賴這一系統(tǒng)做準確的統(tǒng)計工作。
可以說，在那些年，“數(shù)字迎新”就是一個死系統(tǒng)，每年九月“復活”，然后又乖乖回去“休眠”了。
涅槃
在2014年，學校成立了信息化建設工作小組，由學校辦公室牽頭加快信息化建設。而這一年的工作重點之一，就是要把“數(shù)字迎新”的工作做好。在當時，已經(jīng)有很多高校發(fā)現(xiàn)了那種現(xiàn)場“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的問題，并且進行了改進，在經(jīng)過對北京兄弟高校的一番調研后，工作小組確立“網(wǎng)上預報到”為主的新的“數(shù)字迎新”模式，并開始準備新的迎新網(wǎng)站和“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng)。
新的“數(shù)字迎新”的核心思想，就是把迎新工作從新生報到的當天，提前到暑假期間。通過迎新網(wǎng)，發(fā)布那些新生最關心、最需要了解的事情，同時將大學生活的方方面面介紹給新生，讓新生對大學生活有一個大概的了解。“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng)則大概包含了三個方面的功能，一是學生個人相關信息的發(fā)布，譬如學號、班級、住宿、同班同學的信息，輔導員和班主任的信息等等；二是學生全面信息的采集；三是整合一些重要系統(tǒng)譬如網(wǎng)上繳費等。
表面上看，這些都是很簡單的事情，但其實正是因為新的“數(shù)字迎新”工作的開展，才促進了學校在迎新期間的管理工作方式的變革，有這么幾個方面。
信息處理更快捷
在2014年之前，迎新前最令人頭疼的不是系統(tǒng)好壞，而是拿不到系統(tǒng)運轉所需要的數(shù)據(jù)。
排學號，曾經(jīng)是一件非常消耗時間的事情：招辦把信息給到教務處，教務處把數(shù)據(jù)分給學院，學院分給輔導員，輔導員排好以后再一層層上傳；然后，還要仔細審核一遍，說不定哪個輔導員把數(shù)據(jù)弄錯了；最后，教務處再仔細地把數(shù)據(jù)導入教務系統(tǒng)。等這些工作都做完了，距離新生到校報到估計也就兩三天了。
數(shù)字迎新工作最先探討的問題之一就是如何能夠盡早向新生開放“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng)，而要做到這一點，一方面需要招辦加班加點盡早把所有新生數(shù)據(jù)梳理完畢，另外一方面也要改進數(shù)據(jù)處理流程，減少管理方式不合理導致的無謂消耗時間。為了實現(xiàn)這一點，由網(wǎng)絡信息技術中心專人負責對招辦提供的數(shù)據(jù)進行處理，再利用數(shù)字迎新系統(tǒng)中專門設計的數(shù)據(jù)預處理流程，一步步快速推進。從招辦提供數(shù)據(jù)，到預分班信息給到輔導員，再到最后生成學號，整個過程基本控制在三天以內(nèi)。有了學號，就有了后續(xù)所有工作的基礎。
信息采集更加完整
在2014年前，新生入學后，教務和學工等部門都要組織學生進行信息采集的，采集到的信息會在日常工作中使用。但那些信息多數(shù)都以紙質版本呈現(xiàn)，輔導員們?nèi)绻貌坏?，也還要重新去采集。通過數(shù)字迎新的“網(wǎng)上預報到”環(huán)節(jié)，學生直接一次性把所有需要采集的信息全部填報給學校，各學院的輔導員對信息的質量進行把控，同時各個需要使用數(shù)據(jù)的部門，都可以直接從系統(tǒng)中查詢、下載相關的數(shù)據(jù)。
同時，工作小組也規(guī)定了各個業(yè)務部門在新生入學后不得隨意再次進行數(shù)據(jù)采集，從而減少了對學生的無謂干擾。
信息發(fā)布更加及時
在過去，新生只有在到達學校以后，才能知道自己住在哪個宿舍，因此所有新生到校后需要提著行李到廣場的各專業(yè)迎新點領取材料，查詢自己的住宿位置，于是迎新的廣場人滿為患。這就是典型信息不對稱而造成的問題。
學校通過迎新網(wǎng)和微信公眾號，提前發(fā)布了住宿信息，每個學生都可以查詢到，于是就可以讓新生到校后直接去宿舍辦理入住，把行李放下基本安頓好再到廣場的迎新點報到領取材料。
一個小小的順序轉換，既讓學校給學生的服務更加人性化，又緩解了迎新廣場擁擠的人流，一舉兩得。
一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術性問題。
改進
2014年所確立的“數(shù)字迎新”的管理模式，一直沿用至今，各個部門之間的配合也更加順暢。而“數(shù)字迎新”系統(tǒng)和迎新工作，也在不斷地改進中。
1.電子身份的發(fā)放
從2016年開始，學生“網(wǎng)上預報到”的過程做了一個小小的調整，就是在“網(wǎng)上預報到”前首先注冊自己的“統(tǒng)一身份認證”賬號。
這項工作，是配合信息辦建設“注冊中心”的工作而進行的。注冊中心的核心工作，就是要管理好人員的電子身份，而電子身份的安全發(fā)放就是其中最基本的工作之一。
過去學校的信息系統(tǒng)都習慣于發(fā)設置默認密碼，簡單點的123456，復雜點的用生日或身份證號。但在個人信息泄露時有發(fā)生的今天，用這些方式發(fā)放電子身份是非常不負責的做法。但學生的電子身份發(fā)放又和互聯(lián)網(wǎng)上注冊一個賬號不完全相同，每一個電子身份必須能夠和學校學籍信息一一對應，因此就有了“統(tǒng)一身份認證”的注冊過程。
通過將這個環(huán)節(jié)前置，同時也解決了另一個問題，就是“數(shù)字迎新”系統(tǒng)作為學校的一個信息系統(tǒng)，它也是應該用“統(tǒng)一身份認證”登錄的。
2.校園卡統(tǒng)一發(fā)放
校園卡統(tǒng)一發(fā)放，是學校成立“學生事務中心”以來對迎新現(xiàn)場環(huán)節(jié)管理改進的一次嘗試，比起校園卡由各學院分別發(fā)放而言，統(tǒng)一發(fā)放有不少好處：
省去學院裝袋區(qū)分的麻煩：沒有了校園卡，在一個專業(yè)每個學生領到的材料是完全一樣的，減少了材料裝袋的內(nèi)容，也省去了發(fā)放環(huán)節(jié)需要區(qū)分的麻煩；
準確統(tǒng)計到校人數(shù)：過去迎新現(xiàn)場無法準確統(tǒng)計報到人數(shù)和未報到人數(shù)的問題可以得到解決，一方面訓練有素的工作人員肯定能熟練使用系統(tǒng)，另一方面，最后數(shù)數(shù)剩了幾張卡也能瞬間知道還差幾個人；減少對電腦和網(wǎng)絡的依賴：校園卡發(fā)放的環(huán)節(jié)將成為現(xiàn)場報到的確認環(huán)節(jié)，各個學院不再需要通過線上方式進行確認，這樣也就解決了現(xiàn)場幾十臺電腦和它們的連網(wǎng)問題。
信息化的管理，講究的是簡單順暢，并非電腦越多就越先進。一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術性問題。
3.微信客服和官方QQ群
送孩子來北京上學，對于任何一個家庭來說都是一件大事兒。要做好各個方面的準備，特別是關于檔案、戶口遷移、助學貸款等等各個方面，每個新生家庭可能都或多或少面臨著一些疑問。雖然迎新網(wǎng)已經(jīng)對絕大多數(shù)問題進行了解答，但也攔不住新生和家長們打爆每一個能找到的學校辦公電話。
2016年開始，學校宣傳部利用“i北理”微信訂閱號的客服功能和官方新生QQ群，志愿者可以在家或者任何能夠上網(wǎng)的地方，安排值班對新生提供咨詢服務。志愿者有管理團隊，對問題進行匯總分享，并對志愿者提供信息支持與指導，提升回答成效，對于不能回答的問題，通過指導老師及時與迎新領導小組或相關部門、學院形成直接溝通，將最準確的回復及時轉發(fā)給咨詢者，解決他們的問題。
這支百人志愿者團隊，以移動互聯(lián)網(wǎng)為信息樞紐，不僅及時解決了新生的問題，也及時將學校工作中的不足反映給各個部門，以便及時改進。
“數(shù)字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平，這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設核心并非單單系統(tǒng)本身，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質量、重塑管理流程。
（作者單位為北京理工大學）
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