將歷史變成永恒
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
〖第 679期 檔案館建館十周年專刊〗
今年是北京理工大學(xué)檔案館建館十周年。從1995年至今，伴隨著學(xué)校的蓬勃發(fā)展，檔案館經(jīng)歷了從小到大，從弱到強的發(fā)展過程。回首往事，十年的風(fēng)雨歷程又一次展現(xiàn)在我們的眼前……
一 檔案管理工作日臻完善
1995年，學(xué)校正式成立檔案館，檔案館現(xiàn)有專職檔案人員11人。現(xiàn)已建立健全了主管校長——檔案館——各院部處職能部門專（兼）職檔案人員三級檔案工作網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案人員近百人。檔案館現(xiàn)有館舍面積800余平方米，現(xiàn)存十三大門類檔案，約6萬余卷，并以每年五千余卷的速度遞增。館藏檔案中，年代最久遠的是1939年的文書檔案。珍藏檔案有：歷屆校長照片；劉少奇、周恩來、朱德、彭德懷、張愛萍、李鵬等黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來校視察工作的照片；全國各界知名人士在我校重大活動中的親筆題詞；研制大型天象儀、紅箭-73反坦克導(dǎo)彈武器系統(tǒng)、探空火箭等重要科研項目的文字資料及照片。
建館十年來，為加強學(xué)校檔案工作的管理力度，規(guī)范檔案管理工作，我們建立健全了一整套檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范性文件的制定工作也逐漸向檔案管理的重點部位和具體環(huán)節(jié)滲透，其中包括各類檔案立卷歸檔管理辦法等共23項。這些規(guī)章制度確定了各類文件材料的歸檔范圍、使各工作環(huán)節(jié)有章可循、明確了專兼職檔案人員的工作規(guī)范，依此強化了檔案館的行政管理職能。檔案工作真正做到了有法可依、有章可循。
十年來，為豐富館藏、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，我館不斷地推進檔案收集、整理方式的改革。強化部門預(yù)立卷制度，注重實體整理規(guī)范，每一份文件都嚴(yán)格按程序操作，編制各類專題目錄多達20余種。投入力量開發(fā)檔案信息資源，檔案館多年來一直把“編研工作”作為重點。編研成果有：《全宗介紹》、《科研成果檔案選編》、《基建情況一覽表》、《黨代會、教代會、團代會匯編》、《檔案管理制度匯編》、《部門檔案歸檔范圍》、《博士論文摘要匯編》、《專利成果檔案選編》、《檔案利用典型實例》、《北京理工大學(xué)大事記》、《檔案館論文匯編》等十一冊。
十年來，檔案館始終以“為學(xué)校中心工作服務(wù)”為宗旨，堅持為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為全校的教職工服務(wù)。在學(xué)生畢業(yè)設(shè)計、招生分配、補辦學(xué)歷證明、科研立項、鑒定報獎、學(xué)校申報評估、查清帳目、職稱評定、工資調(diào)整、黨政活動、學(xué)術(shù)研究、基建維修施工、落實政策、經(jīng)濟合同、校慶、教學(xué)評優(yōu)等項工作中提供了大量具有法律效力和行政有效性的詳實依據(jù)。
檔案館作為學(xué)校的信息中心，為不同時期的編史修志提供了大量資料，利用檔案先后出版的書籍有：《延安自然科學(xué)院史料》、《培養(yǎng)科技干部的搖籃》、《歷年年鑒》、《北京理工大學(xué)志》、《北京高教史》、《北京高教志》等。通過利用檔案，間接地促進了學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)，產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟效益與社會效益。其中典型事例很多，如，從2002年起，學(xué)校辦房產(chǎn)證，有一些老師不慎將原始憑單丟失，到檔案館來查，由于說不清具體日期，有時一張憑單要查幾十卷，每一卷又有上百張票據(jù),可謂“大海撈針”。每當(dāng)幫他們找到丟失的憑單存根后，都非常感謝，并對檔案人員的熱情服務(wù)給予了很高的評價。再比如，有一位科研人員不慎將重要科研項目的磁盤丟失，由于他事先存檔材料完整，使科研損失減少到最低限度。事后，他感慨地說，檔案工作真是一項必要和有意義的工作。這樣的事例還很多，為了讓廣大師生了解館藏檔案的重要價值，我們將事例匯編成冊——《檔案利用典型實例》。
與此同時，檔案館變被動服務(wù)為主動服務(wù)。主動與全國學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心認證咨詢部聯(lián)系，承擔(dān)了我校畢業(yè)生的資格認證工作；主動協(xié)助校房產(chǎn)部門，為教工辦理房產(chǎn)證提供原始憑證等等。配合教務(wù)處、研究生院、成教院完成了國家教委“建立全國畢業(yè)生電子檔案”的任務(wù)，檔案館提供了近十年來的我校畢業(yè)生的相關(guān)原始檔案；配合后勤、基建等單位，為學(xué)校的改擴建工作提供了大量基建圖紙；配合校工會，完成了“全國模范職工之家”的驗收評估工作；配合校辦等單位，完成了“211工程”“九五”驗收；配合科技處，完成了科研項目的質(zhì)量認證、條保項目的驗收。
積極致力于檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是新時期學(xué)校發(fā)展的重點。十年來，檔案館緊緊抓住了這一發(fā)展機遇，以檔案信息化帶動各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的開展。
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)水平逐年提高。1997年，正式啟用“靈通”檔案管理軟件。1998年，館內(nèi)的局域網(wǎng)形成，實現(xiàn)了全部館藏檔案目錄級檢索。2003年，全面升級為網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，完善了局域網(wǎng)的硬件設(shè)備。數(shù)據(jù)庫容量日益擴大，到目前為止提供5萬余條數(shù)據(jù)。全部實現(xiàn)了網(wǎng)上館藏目錄查詢和瀏覽服務(wù)，大大提升了檔案工作管理、服務(wù)水平。檔案信息化管理協(xié)調(diào)工作不斷加強，館內(nèi)多次召開會議就加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件、電子檔案管理等問題達成多方面共識，制定了《北京理工大學(xué)電子文件和電子檔案立卷歸檔暫行辦法》。
檔案宣傳工作更加深入。檔案宣傳工作是擴大檔案工作社會影響，提高檔案工作水平的重要手段。十年來，檔案宣傳工作不斷深入，實效性明顯增強。1995年我館承擔(dān)了校史陳列館管理工作，校史陳列館作為學(xué)校的重要教育基地，每年接待3000余人。通過觀看這些珍貴的檔案史料，廣大師生了解了我校的悠久歷史和光榮傳統(tǒng)，也看到了學(xué)校的蓬勃發(fā)展，激發(fā)了廣大師生愛校建校的熱情，充分發(fā)揮了檔案資料的存史、咨政、育人功能。2002年，為紀(jì)念“檔案法”頒布十五周年，在全校范圍內(nèi)舉辦了檔案法知識競賽活動，全校師生踴躍參與。為宣傳檔案工作，多種形式、多種手段并舉，建網(wǎng)站、辦報刊、上閉路電視、辦展覽、召開檔案工作會……
拓展檔案工作職能范圍。新時期檔案工作要發(fā)展，必須以“務(wù)實創(chuàng)新、與時俱進”為原則，根據(jù)檔案利用的實際需求，2003年我館承擔(dān)了全校學(xué)生出國成績單、學(xué)歷證書的中英文翻譯工作。在盡職盡責(zé)地完成檔案工作的同時，2004年承擔(dān)了“一卡通”中心的籌建工作。
二 各界支持是檔案工作發(fā)展的動力
機遇和成功總是青睞有準(zhǔn)備之人。檔案人多年不懈的奮斗終于得到了豐厚的回報。這回報來自于各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門和各位老師們那里。
1995年成立檔案館時，明確了由常務(wù)副校長分管檔案工作，并成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由常務(wù)副校長任組長，各院、部、處負責(zé)人任組員。該小組及時解決了檔案工作中出現(xiàn)的問題。
檔案工作列入了校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制。歷年在學(xué)校的工作報告中都對檔案工作的成績給予了肯定并提出了要求。
在校財政有限的情況下，學(xué)校每年都為檔案館撥專項經(jīng)費。1998年，我館達標(biāo)升級過程中，一年中用于檔案館建設(shè)的各項經(jīng)費達20萬元。
作為主管檔案工作的常務(wù)副校長，每年都要來館聽取工作匯報，參加檔案工作會議。會上總是強調(diào)：“檔案是學(xué)校辦學(xué)的重要資源；檔案事業(yè)是一項為后人著想的事業(yè)?！泵鞔_提出：“學(xué)校要不斷地為檔案工作創(chuàng)造條件，進一步加大經(jīng)費投入，要利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來提高檔案管理的水平?！?
2002年，為改善檔案保管條件，在校領(lǐng)導(dǎo)的直接關(guān)心下，檔案館遷至新館，面積由原來的400平方米擴大到現(xiàn)在的800平方米，大大緩解了庫房緊張的局面，重要檔案得以及時進館。
在學(xué)校經(jīng)費緊張的情況下，撥款約25萬元在新館庫房內(nèi)安裝了密集架。
在“985”二期重點建設(shè)項目中，作為條件支撐項目之一，數(shù)字化檔案館建設(shè)計劃投資360萬元。
學(xué)校重大科研項目工作會議，檔案館被列入重要部門參與其中，有效實施了“三納入”“四同步”的管理模式，使科研檔案自始至終得到有效控制。
征集檔案利用效果、舉辦檔案知識競賽，都得到了全校師生的積極支持。許多一線老師百忙之中，將回執(zhí)、答卷交回檔案館。
三 總結(jié)成績面向未來
十年來，經(jīng)過幾代檔案人共同努力，在學(xué)校檔案工作發(fā)展史上留下了一串串具有紀(jì)念意義的足跡：
1995年檔案館被評為北京市高等學(xué)校檔案工作先進集體。
1998年被國家檔案局評為“科技事業(yè)單位檔案管理國家二級單位”。
1999年，編研材料《檔案館全宗介紹》獲北京市檔案學(xué)會頒發(fā)的檔案編研成果二等獎。
2000年，論文《高校檔案信息環(huán)境與高校檔案資源開發(fā)》獲北京市檔案學(xué)術(shù)成果優(yōu)秀獎。
2001年，檔案館當(dāng)選為北京市高校檔案研究會理事單位、第三協(xié)作組組長單位。
2003年，國防科工委對我?！?11工程”“九五”驗收檢查，檔案工作受到了科工委領(lǐng)導(dǎo)的好評。
2004年，當(dāng)選為北京市高校檔案研究會常務(wù)副理事長兼秘書長單位，同時還承擔(dān)著《北京高校檔案研究會檔案信息》的總編工作。
我館人員在長期實踐工作的基礎(chǔ)上，注重總結(jié)經(jīng)驗，先后撰寫了多篇有關(guān)信息化管理的論文：《信息化對檔案館的影響和信息化發(fā)展戰(zhàn)略》、《檔案在信息化過程中遇到的問題和發(fā)展策略》、《電子文件和電子檔案立卷歸檔的研究分析》、《信息化檔案管理軟件的問題分析》、《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源的開發(fā)與建設(shè)》、《從我校檔案工作實踐看高校檔案信息化建設(shè)》、《現(xiàn)階段高校數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容》等等。十年來，我館人員積極參與國防科工委系統(tǒng)、北京市高校系統(tǒng)的學(xué)術(shù)論文交流活動，公開發(fā)表論文十余篇，獲獎?wù)撐亩嗥?
展望未來，任重而道遠。大量電子文件的產(chǎn)生，模糊了文書工作和檔案工作的界限；網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，加速了檔案、圖書、情報等文獻信息間的交叉和融合。有人把如今檔案職業(yè)的處境比喻為在“夾縫時代”：一方面，我們依然背靠著以紙質(zhì)文件管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)工作模式；另一方面，我們又必須面對電子文件所帶來的種種難題。面對眼前的種種挑戰(zhàn)，檔案人應(yīng)該以開放的心態(tài)、進取的姿態(tài)、科學(xué)的精神、戰(zhàn)略的眼光來拓展自身的職能，從中獲得生存的理由和發(fā)展的空間。
